在美國西點軍校，有一個廣為傳誦的悠久傳統(tǒng)。學(xué)員遇到軍官問話時，只能有四種回答：“報告長官，是”、“報告長官，不是”、“報告長官，知道”、“報告長官，不知道”，除此以外，不能多說一個字。這就是制度。
制度化的作用是什么呢？我認為有二點：第一，告訴你能做什么，第二，告訴你要怎么去做。通過傳統(tǒng)，一個剛進入西點軍校的學(xué)員，他就可以馬上了解二件事，首先長官問話必須回答，其次答案必須是其中的一個。
制度化的優(yōu)點體現(xiàn)在哪里呢？比如剛?cè)胛榈能娙耍苋菀拙湍軐W(xué)會“齊步走”，不會受老兵退役的影響。原因就是“齊步走”的操作是制度化、流程化的：1、士兵聽到口令后先邁出左腿；2、每一步的步幅為75公分；3、每分鐘的步頻為116步。
對一個目光遠大的企業(yè)來說，制度化管理是不可或缺的，是發(fā)展壯大的必經(jīng)之路。但俗話說的好條條大路通羅馬，可也有遠路和近路之分。對企業(yè)來說，只有為自己量身制定的路才是最好的。那如何挖掘一條最好的路呢？
首先我們要明白制度和流程實際就是工作經(jīng)驗的積累。在工作中我們明白什么事情是要做的，在操作中會出現(xiàn)哪些狀況，怎么樣避免出現(xiàn)失誤，再將這些最真實的工作按順序記錄下來，就形成最基本的流程了。然后將這份流程文檔化、表格化，又回饋給第一線員工。再進行新的工作時，每完成一個工序就勾選一項，這樣的話就保證工序上不會有任何遺漏，同時將出現(xiàn)的新問題及時反饋。這樣每次取得一點進步，最終就能制作出適合當(dāng)前階段的制度和流程了。但不要妄想有一個絕對完美的流程，因為制度、流程這個東西是一種不斷發(fā)展、前進的事物，沒有能適應(yīng)所有狀況的萬金油，只能靠我們不斷的積累，不斷的總結(jié)，修正，才能形成一個最適合自己的好流程。
比如說有一個新的工程項目，制定流程如下：進場時先進行拍照，記錄現(xiàn)場狀況，再開始工作，同時記錄每步的進展（可拍照記錄），完成工程驗收之后，在記錄完成之后的狀況，這就是第一手的資料?；氐焦竞?，將圖片和工作流程表格集合起來，做一個工作文檔，同時記錄工作中出現(xiàn)的新問題，看流程是否要修改。這樣的話，隨著完成的工程越多，經(jīng)驗也就越來越豐富，流程也會越來越好。同時公司也有了歷史記錄，這代表了公司的發(fā)展歷程。在對新的客戶進行介紹時，也可非常的直觀，同時顯示出公司管理的規(guī)范，證明了公司的實力，以及在不斷的取得進步。從長遠來看，每一個工程所記錄的數(shù)據(jù)，以后都是公司的最寶貴的財富。這些最真實的數(shù)據(jù)，可以使我們通過這些了解市場的發(fā)展過程，并對市場前景作出準確的預(yù)測。對數(shù)據(jù)分析來說，越是真實的數(shù)據(jù)越能看出市場的真實動態(tài)，這就是公司發(fā)展的基石。同時對一個公司來說，歷史是不容忘記的，記錄了公司的成長歷程，對以后的新員工也是一個激勵。
最后企業(yè)的發(fā)展就像在一條長長的斜坡上向上推動著的一個雪球。雪球有巨大的下滑力，只要推動者略有松懈，它就會迅速下滑。鐵打的營盤，流水的兵。雪球的推動者常會有升遷、調(diào)動或輪換，但決不能在人員調(diào)動時，讓其崗位的雪球滑到谷底，后繼者又來從零開始向上推……周而復(fù)始，這會導(dǎo)致每個人都付出不必要的艱辛努力，以致每個人實際上都是在一個低水平位置上做著效益低下的重復(fù)工作。正確的做法是：每人都必須把雪球穩(wěn)定在自己的最高點，讓后來者從這個高度再把雪球向上推進一步，哪怕是一小步。要做到這點，就需要一個防止雪球下滑的“契子”——企業(yè)不斷完善的制度和流程，凡事均應(yīng)做到有章可循。每個員工都應(yīng)對企業(yè)可以量化的效益指標做出貢獻，而且還應(yīng)當(dāng)對不能量化的“制度和流程”作出貢獻。當(dāng)某員工離開某崗位時，離開的是“個人”，而留下的則是“制度和流程”；接管其崗位的后來者能夠迅速地遵循現(xiàn)有的“制度和流程”展開工作，繼續(xù)推動工作向前發(fā)展。
對一個公司來說，發(fā)展到一定的程度之后，就必然要走規(guī)范制度流程這一步。這是個繁瑣的工作，只能一步步的去完善，不要妄想一次性搞定，要有長期的準備，一步步、一點點的去進步形成最適宜的制度，這也是一個目標走向世界的公司天然的使命。最后公司的每一點點進步都需要公司全體同仁的智慧，為了讓銀河成為世界級的企業(yè)大家一起努力吧！
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